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Estágio Secretariado

Descrição da vaga

Estamos em busca de uma Pessoa Estagiária para atuar na Secretaria.

Essa pessoa irá auxiliar a Secretária Plena no assessoramento da Diretoria Executiva por meio do controle de agenda, atendimento telefônico, recepção de visitantes, organização de viagens, organização de reuniões, arquivo de contratos e documentos, entre outras atividades.


Responsabilidades e atribuições

1) Agenda

  • Agendamento de reuniões e compromissos diversos.

2) Atendimento telefônico e recepção de visitantes

  • Atender as ligações direcionadas à Diretoria, fazendo a triagem das mesmas e direcionando a outros setores quando necessário.
  • Recepcionar os visitantes da Diretoria.

3) Documentação

  • Redação, arquivo e demais providências
  • Redação de documentos diversos como cartas, e-mails, atas, procurações, contratos, entre outros.
  • Providenciar reconhecimento de firmas, autenticação de cópias, registro de documentos.
  • Auxiliar na organização do arquivo cronológico da correspondência expedida pela instituição, fornecendo numeração própria e arquivando a cópia das cartas emitidas.
  • Colher as assinaturas dos diretores em contratos, cartas e outros documentos, de forma física ou digital.
  • Arquivo de contratos e documentos digitais e físicos.

4) Reuniões

  • Prestar apoio na organização das reuniões da Diretoria, Conselhos, Comitês e Assembleias: monitorar a agenda, elaborar convocações, enviar e-mails e invites, preparar o espaço, providenciar café, livro/lista de presença, objetivando que todos os prazos sejam devidamente cumpridos.

5) Organização de Viagens

  • Organizar com a Secretária Plena as viagens da Diretoria, através da compra de passagens aéreas e reserva de hotéis, de acordo com as normas do museu, a fim de que a viagem ocorra de acordo com as necessidades dos executivos.
  • Solicitar reembolso de despesas quando necessário.

6) Prestar suporte nas atividades do setor de forma geral.

Requisitos e qualificações

  • Graduação em Secretariado;
  • Inglês: Intermediário;
  • Boa comunicação escrita e verbal — Redação comercial;
  • Pacote Office;
  • Conhecimentos da rotina administrativa e arquivo;
  • Responsabilidade, discrição, pontualidade e comprometimento.

Informações adicionais

  • Bolsa auxílio mensal;
  • Vale-refeição e/ou alimentação no cartão Flash;
  • Vale-cultura no cartão Flash;
  • Vale-transporte - conforme necessidade;
  • TotalPass;
  • Clude Saúde;
  • Cartão SESC;
  • Cartão Amigo MASP individual anual;
  • Cartão ICOM (Comitê Internacional dos Museus): empréstimo de cartão do MASP para uso em viagens.

Etapas do processo

  1. Etapa 1: Cadastro
  2. Etapa 2: Conversa com RH + Liderança
  3. Etapa 3: Teste - Redação
  4. Etapa 4: Contratação

Junte-se à nossa equipe!

O MASP é um museu diverso, inclusivo e plural que tem a missão de estabelecer, de maneira crítica e criativa, diálogos entre passado e presente, culturas e territórios, a partir das artes visuais. Para tanto, deve ampliar, preservar, pesquisar e difundir seu acervo, bem como promover o encontro entre públicos e arte por meio de experiências transformadoras e acolhedoras.